Datenschutzinformation für Mandanten

1. Allgemeine Informationen zum Umgang mit Ihren Daten

Im Zusammenhang mit der Erfüllung unserer vertraglichen Aufgaben erheben, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten im Sinne der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist im Rahmen der durch die DSGVO vorgegebenen Grenzen nur zulässig, soweit dies zur Erfüllung unserer Unternehmenszwecke erforderlich ist.

1.1 Verantwortlicher für den Datenschutz ist:

Herr Benjamin Brandes

Wirtschaftsprüfer und Steuerberater

Contrescarpe 45

28195 Bremen

E-Mail: kontakt@mein-steuerberater-bremen.de

Telefon: +49-421-388988-3

Telefax: +49-421-388988-58

1.2 Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Herr Klaus Baude

Business IT Solutions GmbH

Glücksburger Straße 49

28219 Bremen

E-Mail: Datenschutz@bits-bremen.net

Telefon: +49-421-388724-0

Telefax: +49-421-388724-29

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Mandatsvertrages. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Wir speichern und verarbeiten außerdem Ihre personenbezogenen Daten, um Sie z.B. im Falle außerordentlicher steuerrechtlicher Ereignisse oder zum Zweck der persönlichen Ansprache zur Eigenwerbung kontaktieren zu können. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Dabei stützen wir uns, sofern Sie nicht von Ihrem Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO Gebrauch gemacht haben, auf ein sog. „berechtigtes Interesse“ an der Datennutzung, z. B. zur direkten Eigenwerbung.

Wir speichern und verarbeiten außerdem personenbezogene Daten Dritter, die Sie uns im Rahmen des Mandatsverhältnisses übermitteln, z. B. die Daten von Geschäftspartnern oder bei Ihnen Beschäftigten. Wir müssen diese Daten speichern, sichten und bewerten, um unsere Leistungen zu erbringen und Sie z. B. bei der Lohn-, Gehalts- oder Finanzbuchhaltung zu unterstützen oder diese für Sie durchzuführen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Ihrer Beschäftigten in der Lohn- und Gehaltsbuchführung ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 3 Satz 1 BDSG. Im Übrigen beruht die Verarbeitung von sonstigen personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Geschäftspartnern, Debitoren, Kreditoren usw.) auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f DSGVO. Wir stützen uns dabei sowohl auf unser eigenes, als auch auf Ihr sog. „berechtigtes Interesse“ an dieser Verarbeitung, weil dies für die Durchführung unseres Vertrages erforderlich und geboten ist. Da dies Daten Dritter betrifft, die im Rahmen geschäftlicher Beziehungen ohnehin offen oder für einen bestimmten Kreis von Empfängern kommuniziert wurden, ist ein Überwiegen von schutzwürdigen Interessen der Drittbetroffenen nicht zu erwarten. Die durch uns durchzuführende Verarbeitung der personenbezogenen Daten Dritter ist geeignet und notwendig, die Erfüllung der Pflichten in der Lohn-. Gehalts- und Finanzbuchführung sicherzustellen. Sie ist nach unserer Abwägung das mildeste alle Ihnen zur Verfügung stehenden gleich effektiven Mittel.

3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Im Rahmen des Mandatsverhältnisses übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Wahrnehmung und Verteidigung Ihrer Rechte. Soweit erforderlich, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an die von uns zur Vertragserfüllung eingesetzten Dienstleister, z. B. an Post-, EDV-, Softwaredienstleister usw.

Das Berufsgeheimnis der steuerberatenden Berufe bleibt hierbei gewahrt. Soweit Ihre Daten dem Berufsgeheimnis unterliegen, werden wir diese nur in Absprache mit Ihnen an Dritte weitergeben bzw. unsere Dienstleister gemäß den gesetzlichen Vorschriften auf das Berufsgeheimnis verpflichten (§ 62a Steuerberatungsgesetz, § 203 Abs. 3 Satz 2 Strafgesetzbuch).

4. Drittstaatentransfer

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Mandatsvertrages (z. B. Zahlungsaufträge) erforderlich oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

5. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Wir speichern und archivieren Ihre personenbezogenen Daten, um unsere gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, z. B. nach StBerG, HGB und AO, zu erfüllen. Wir erfüllen auch Ihre Aufbewahrungspflichten, wenn wir diese im Rahmen des Mandatsverhältnisses übernommen haben. Im Regelfall ist eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren unabdingbar. Die Aufbewahrungsfristen laufen jedoch nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sein können, deren Festsetzungsfrist wegen Ablaufhemmung auch nach zehn Jahren noch nicht abgelaufen ist. Daher haben wir ein berechtigtes Interesse daran, im Rahmen einer praktikablen Kanzleiorganisation einen pauschalen Sicherheitszuschlag von weiteren vier Jahren vorzusehen, um Fälle längerer Festsetzungfristen einzuschließen. Hieraus ergibt sich im Regelfall eine Aufbewahrungsfrist von 14 Jahren nach Abschluss des Jahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Nach Ablauf dieses Zeitraums wird einzelfallbezogen geprüft, ob Rechtfertigungsgründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen (z. B. längere Verjährungsfristen, Relevanz der Unterlagen für zukünftige Sachverhalte). Ist dies der Fall, werden die weitere Aufbewahrungsfrist und der Rechtfertigungsgrund dafür in der Akte dokumentiert. Nach Ablauf der dokumentierten Aufbewahrungsfristen werden innerhalb einer Karenzzeit von weiteren sechs Monaten die vorhandenen Papierakten restlos vernichtet und die elektronischen Akten unwiederbringlich gelöscht.

6. Ihre Rechte als „betroffene Person“

Als betroffene Person, deren Daten verarbeitet und gespeichert werden, stehen Ihnen die folgende Rechte zur Verfügung:

6.1 Sie haben ein Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, wenn kein gesetzlicher Ausschluss des Auskunftsrechts vorliegt. Das Auskunftsrecht beinhaltet das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeiten. In diesem Fall können Sie insbesondere Auskunft verlangen über  

• die Verarbeitungszwecke,

• die Kategorien der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten,

• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln,

• falls möglich die geplante Speicherdauer, falls dies  nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer und

• das Bestehen von etwaigen Rechten auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung und auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

6.2 Sie können gem. Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger bzw. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

6.3 Bei Vorliegen eines Löschungsgrundes nach Art. 17 DSGVO haben Sie ein Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Recht auf „Vergessenwerden“). Das Recht auf Löschung ist ausgeschlossen, wenn die Verarbeitung    

• zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung,

• zur Ausübung des Rechts auf Information oder

• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, erforderlich ist.

6.4 Sie haben gem. Art. 17 ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn 

• Sie die Richtigkeit der von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten bestreiten,

• die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie anstelle der Löschung die eigeschränkte Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen,

• Wir die personenbezogenen Daten nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung – auch künftiger – Rechtsansprüche benötigen oder

• Sie von Ihrem Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO Gebrauch gemacht haben, solange nicht feststeht, ob berechtigte Gründe zur Verarbeitung überwiegen.

Im Falle der Einschränkung werden wir Ihre personenbezogenen Daten – abgesehen von der Speicherung – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeiten.

 6.5 Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, die uns bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit). Soweit technisch machbar, können Sie von uns verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

 6.6 Ihr Widerspruchsrecht nach Art 21 DSGVO

Sie haben die Möglichkeit, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit ohne Begründung zu widersprechen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung von berechtigten Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Zur Ausübung Ihres Widerspruchsrechts genügt eine formlose Mitteilung an uns, welcher Datenverarbeitung Sie widersprechen. Diese können Sie an unsere nachstehende E-Mail-Adresse richten: kontakt@mein-steuerberater-bremen.de     

6.7 Wenn Sie der Absicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist, können Sie gem. Art 77 Abs. 1 DSGVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz einlegen, die für den Ort Ihres Aufenthaltes oder Arbeitsplatzes oder für den Ort des mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist.

7. Datenbereitstellungpflichten

Wir weisen darauf hin, dass wir unter Umständen verpflichtet sein können, Ihre personenbezogenen Daten Dritten bereitzustellen, z. B. wenn wir uns mit einer von Ihnen unterzeichneten Vollmacht als Ihre Vertreter anzeigen.                                   

Tun wir das nicht, können wir nicht in Ihrem Sinne tätig werden. Eine Einschränkung unserer Verschwiegenheitspflicht ist damit nicht verbunden.

8. Widerruf von Einwilligungen

Wir behandeln Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Rechtsgrundlagen. Beruht eine bestimmte Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ihrer Einwilligung haben Sie jederzeit das Recht, Ihre zuvor erteilte Einwilligung durch einfache Erklärung uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit von Verarbeitungen vor dem Erhalt des Widerrufs bleibt davon unberührt. Die Verarbeitung nach Erhalt des Widerrufs ist unzulässig, wenn es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung fehlt.

 9. Ihre Daten sind bei uns sicher

Die Verschwiegenheitspflicht des Steuerberaters schützt Ihre Daten weitgehend vor dem Zugriff Dritter. Dies gilt auch bei der Geltendmachung der in der DSGVO niedergelegten Rechte der Drittbetroffenen, deren Daten wir im Rahmen des Mandatsverhältnisse verarbeiten (z .B. Mitarbeiter, Debitoren, Kreditoren usw.). Die Verschwiegenheitspflicht schließt insbesondere die Informations– und Auskunftsrechte betroffener Dritter weitgehend aus. In Ausnahmefällen kann eine Offenbarung Ihrer Daten an Dritte gerechtfertigt sein, wenn die Interessen eines Drittbetroffenen – insbesondere unter Berücksichtigung drohender Schäden – gegenüber dem Geheimhaltungsinteresse überwiegen

Deutschland hat zum Schutze des Berufsgeheimnisses von der in Art. 90 DSGVO niedergelegten Ermächtigungsgrundlage Gebrauch gemacht und die Untersuchungsbefugnisse der Aufsichtsbehörden für den Datenschutz eingeschränkt: Da wir dem Mandantengeheimnis nach § 203 StGB unterliegen, dürfen wir gemäß § 29 Abs. 3 Satz 1 BDSG den Beschäftigten der Aufsichtsbehörden für den Datenschutz weder den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, noch den Zutritt zu unseren Geschäftsräumen ermöglichen, soweit dies zu einem Verstoß gegen unsere Geheimhaltungspflichten führen würde.

Zum Schutz des Zeugnisverweigerungsrechts der Berufsgeheimnisträger haben die Strafverfolgungsbehörden keinen Zugriff auf Ihre Daten und Unterlagen, soweit diese dem Beschlagnahmeverbot gem. § 97 StPO unterliegen.

 10. Aktualisierung der Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation hat den Stand vom 25. Mai 2018. Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzinformation von Zeit zu Zeit zu aktualisieren. Dies kann insbesondere bei Änderungen der gesetzlichen Bestimmungen und neuen Erkenntnissen aus der Behördenpraxis und Rechtsprechung erforderlich werden.